Oups, mon entreprise va être contrôlée !

Oups, mon entreprise va être contrôlée !

Dans la vie d’une entreprise, il y a ce qu’on appellera « la routine » administrative : le calendrier de ces rendez-vous à ne pas manquer en matière de déclarations sociales ou de fiscalité, les procédures régulières pour la gestion des ressources humaines et de la comptabilité…et puis il y a les imprévus. Un contrôle, de la part d’un organisme social du travail ou de la TVA, fait partie des évènements qui « chamboulent » temporairement les rouages bien huilés d’une entreprise en matière de gestion et de comptabilité.

Une inspection peut survenir dans n’importe quel type d’entreprise, à tout moment de son activité. Rien de honteux, ce contrôle n’est pas nécessairement lié à de mauvaises pratiques. En matière sociale, c’est une protection de plus pour vos salariés pour s’assurer que vous appliquez bien les règles du droit du travail et que vos obligations en tant qu’employeur sont bien respectées. Si votre gestion comptable et des salaires est rigoureuse, un contrôle n’est qu’une simple formalité.

Vous préparer à ces situations fait aussi partie de la formation Ingesco afin de répondre à toutes vos questions : Qui sont les organismes qui viennent contrôler mon entreprise ? Quelles sont mes obligations en matière de gestion des salaires ? Quels documents dois-je fournir lors d’un contrôle de la TVA ?

Nos formatrices, au cours de leur parcours professionnel, ont répondu plusieurs fois à toutes sortes de contrôles. Elles partagent avec vous leur expérience.

Contrôle sur la gestion des salaires

À partir du moment où votre entreprise emploie un salarié, même à temps partiel, vous êtes susceptible de faire l’objet d’un contrôle.

Petit rappel de base : Vos fiches de paie comportent des cotisations obligatoires. Ces cotisations sont versées à différents organismes, en fonction des choix de vos salariés.

Un contrôle peut donc être mené par ces caisses de compensation AVS (Assurance Vieillesse et Survivants) / AI (Assurance Invalidité) / APG (Assurance Perte de Gain). La Caisse d’Assurance Accident pourra également vous demander des justificatifs, ou se les faire transmettre par la caisse AVS. 

L’objet de ces contrôles sera la bonne tenue des salaires et des versements obligatoires de l’employeurDans de nombreux cas, les pièces justificatives suivantes vous seront demandées :

  • Bulletins de paie
  • Fiches récapitulatives de salaire annuel par salarié
  • Déclarations annuelles des salaires

Pour toutes vos obligations en matière de gestion des salaires, vous pouvez aussi suivre notre formation M2 Gestion des salaires et son atelier pratique M4 pour valider votre Certificat de Gestionnaire des Salaires


Contrôle sur les relations au travail

Des contrôles peuvent porter sur le respect du droit du travail en général et les bonnes pratiques au sein de l’entreprise, concernant tout ce qui n’est pas directement fixé par la loi, notamment en matière de stage. 

Pour Genève, des organismes tels que l’OCIRT, Office Cantonal de l’Inspection et des Relations du Travail ou l’IPE, Inspection Paritaires des Entreprises, vérifient le respect des horaires de travail, les horaires d’ouverture de l’entreprise et l’environnement de travail des salariés. Ils apportent également des conseils en matière de santé et de sécurité au travail.

Chaque secteur d’activité ayant ses spécificités, différents organismes professionnels seront compétents pour vérifier le respect de la règlementation salariale en fonction de votre secteur d’activité.

En matière de relation au travail, il incombe à l’employeur de respecter l’ordonnance sur l’enregistrement de la durée du travail, qui vous imposera dans certains cas de tenir à jour un fichier d’heures de présence de vos salariés dans l’entreprise.

Contrôle de la TVA

Un contrôle de TVA vient vérifier que les directives de la TVA fixées par la loi et ses ordonnances d’application sont bien appliquées au sein de l’entreprise. L’inscription à la TVA est obligatoire à partir d’un chiffre d’affaires de 100’000.-CHF. Vous pouvez toutefois vous y assujettir avec un CA inférieur si vous le souhaitez.

Contrôle de l'Administration fiscale

Un contrôle de l’administration fiscale est un cas particulier. Si tous les autres contrôles cités dans cet article surviennent de manière « naturelle », comme nous l’avons dit, en moyenne tous les 5 ans dans la vie de l’entreprise, un contrôle de l’administration fiscale est plus rare. Il intervient par exemple lorsque des irrégularités ont été constatées.

Réalité d'un contrôle de l'entreprise

Les contrôles TVA ou AVS interviennent régulièrement dans la vie de l’entreprise, en moyenne tous les 5 ans. Le contrôle peut remonter sur plusieurs années. Pour rappel, vous avez obligation de conserver l’intégralité de vos pièces comptables pendant 10 ans.

Prochainement


Un article dédié à la classification des entreprises et leurs obligations comptables


 

Depuis la crise COVID, la plupart des contrôles sont faits à distance. Vous êtes notifié par courrier des pièces à fournir sous un certain délai. Pour certains secteurs d’activités ou si les documents fournis présentent des erreurs ou sont sources d’interrogation, des visites sur site peuvent également avoir lieu.

Lors de la majorité des contrôles, vous aurez à présenter vos justificatifs comptables :

  • États financiers (Bilan, Compte d’Exploitation, Annexes et tableau de flux de trésorerie – en fonction de la taille de l’entreprise)
  • Grand Livre
  • Déclaration de TVA et concordance
  • INTÉGRALITÉ des pièces comptables justificatives
  • En cas de contrôle AVS, tout document en lien avec la gestion des salaires

Apprenez à préparer ces documents dans le Module 1 Comptabilité Générale


4 conseils pour bien préparer un contrôle

  1. Tenir régulièrement et rigoureusement comptabilité et salaires vous assure d’être prêts en cas de contrôle. Vous n’avez alors qu’à fournir les pièces demandées.
  2. Savoir que seule votre responsabilité est engagée. Le recours à des tiers n’est en aucun cas une manière de se défaire de ses responsabilités.
  3. Se faire accompagner par des professionnels, en cas de gestion externalisée de votre comptabilité et de vos salaires.
  4. Bien former ses collaborateurs. Si vous assurez votre gestion comptable en interne, assurez-vous que vos collaborateurs restent au fait des évolutions règlementaires et apprennent à mettre en place les bonnes pratiques comptables. N’hésitez pas à consulter le catalogue de nos formations

Sources d'informations fiables